Как использовать шаблон письма в outlook
Перейти к содержимому

Как использовать шаблон письма в outlook

  • автор:

Как создать шаблон письма в MS Outlook

Частенько нам приходится писать «типовые» письма — коммерческие предложения, отчеты, ответы на типовые вопросы и т.п. Столкнувшись в очередной раз с необходимостью отправить одно из таких электронных сообщений, что мы делаем? Ну, конечно же — ищем последний отправленный email с примерно таким же содержанием, чтобы скопировать его текст в новое электронное письмо! И хотя в принципе этот метод работает вполне успешно, случаются и накладки — то отправить сообщение нужно «вот прямо сейчас», то старое сообщение упрямо не находится.

В такие моменты самое время подумать о том — не проще ли не мучиться лишний раз, а взять и создать готовый шаблон для типовых электронных сообщений? И здесь на помощь нам придет замечательная почтовая программа MS Outlook.

как создать Шаблон email-сообщения в аутлуке

Шаблон email-сообщения который мы будем использовать в дальнейшем

Создаем шаблон письма в MS Outlook

Для начала запустим Outlook и создадим новое сообщение, указав в нем необходимый текст, заголовок, в общем все данные необходимые для создания шаблона будущего email, кроме разве что получателя. Нажмите кнопку «создать» и заполните сообщение требуемым текстом.

Теперь в меню «Файл» выберите пункт «Сохранить как», укажите на диске место где будет хранится ваш email-шаблон, задайте шаблону понятное имя и самое главное — в поле «Тип файла» выберите вариант «Шаблон Outlook (*.oft)».

Сохраняем шаблон письма Outlook на диске

Сохраняем шаблон письма Outlook на диске

Используем шаблон письма в MS Outlook

И вот тут, надо отметить, ребята из Microsoft дали маху, а вернее, поступили настолько странно, насколько это вообще возможно — если создание email-шаблона для электронных писем в Outlook интуитивно понятно и очень просто, то механизм использования уже созданного шаблона настолько «удивителен», что если не знать что делаешь, самостоятельно до решения задачи просто не доберешься.

Итак, чтобы создать в MS Outlook письмо из заготовленного ранее шаблона, необходимо сделать следующее:

На панели «Главная» в группе «Создать» выбрать пункт «Создать элемент», в нем выбрать пункт «Другие элементы», а уже в нем отыскать пункт «Выбрать форму».

В окне «Выбор формы» необходимо выбрать из выпадающего списка «Папки» вариант «Шаблоны в файловой системе»….

…и о чудо, наконец-то найти созданный ранее шаблон!

создать в Outlook письмо из шаблона

Чтобы создать в Outlook письмо из шаблона нужно проделать ряд довольно не очевидных действий…

Остается только выбрать нужную строку и нажать кнопку «Открыть» — немедленно будет создано новое сообщение в точности повторяющее наш шаблон (включая вложенные файлы). Вам останется только вписать адрес электронной почты получателя в поле «Кому» и можно отправлять сообщение.

Хотя сам принцип использования шаблонов электронных писем в Outlook, согласитесь, выглядит не совсем очевидно, пользоваться шаблонами удобно и просто. И этим надо пользоваться!

Выбор ранее созданного email-шаблона из списка шаблонов Outlook

Выбор ранее созданного email-шаблона из списка шаблонов Outlook

Автор: Александр «Мэлфис К.» ФРОЛОВ, для сайта bussoft.ru

Создание шаблона сообщения электронной почты

Используйте шаблоны электронной почты для отправки сообщений, которые содержат сведения, которые редко меняются от сообщения к сообщению. Создайте и сохраните сообщение как шаблон, а затем повторно используйте его при желании. Новые сведения можно добавить до отправки шаблона в виде сообщения электронной почты.

    В меню Главная выберите Пункт Создать сообщение электронной почты.

По умолчанию шаблоны сохраняются в следующем расположении:

c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates

Дополнительные сведения об отправке сообщения электронной почты с помощью шаблона см. в статье Отправка сообщения электронной почты на основе шаблона.

Создание шаблонов писем в Outlook 2007

При работе с электронной почтой порой возникает потребность отправлять однотипные сообщения, содержание которых не изменяется совсем или изменяется незначительно. Для упрощения подобных задач в MS Outlook 2007 удобно использовать шаблоны писем. Вы можете создать и сохранить сообщение в виде шаблона, а затем многократно его использовать. В шаблоне сообщения можно сохранить вложенные файлы, а также файл шаблона можно передать другим сотрудникам или выложить в общий доступ на сервере.

Для создания нового шаблона откройте новое письмо и введите нужной содержимое. По желанию можно заполнить поле «Тема» и прикрепить к письму файлы. Далее в окне сообщения нажмите кнопку «Microsoft Office», а затем «Сохранить как» (Рис. 1).

После этого в диалоговом окне «Сохранение элемента» в списке «Тип файла» выберите значение «Шаблон Outlook» (Рис.2).

Рис.2

Далее введите имя шаблона в поле «Имя файла» и нажмите кнопку «Сохранить». По умолчанию в Windows XP шаблоны писем сохраняются в папке C:\documents and settings\имя_пользователя\application data\microsoft\templates.

Чтобы отправить электронной сообщение на основе шаблона в основном окне MS Outlook в меню «Сервис» укажите пункт «Формы» и нажмите кнопку «Выбор формы» (Рис.3).

Рис.3

В появившемся окне раскройте список в окне «Папки:» и выберите пункт «Шаблоны в файловой системе» (Рис.4).

Рис.4

После этого откроется окно выбора шаблона. Выберите нужный шаблон и нажмите кнопку «Открыть». Если шаблон расположен не в папке по умолчанию, то нажмите кнопку «Обзор» и выберите нужную папку (Рис.5).

Рис.5

Осталось только в открывшемся письме указать адреса получателей и можно отправлять письмо.

Прочтите также:
  1. Настроить сортировку писем в папки в Outlook 2007
  2. Индивидуальное оформление писем в Outlook 2007
  3. Создание подписи электронной почты в Outlook 2007
  4. Выделение цветами писем в Outlook 2003

Создание и использование шаблонов электронной почты в Outlook

Если вы часто отправляете очень похожие электронные письма, сначала сохраните одно из этих сообщений в качестве шаблона сообщения в Outlook. Затем вместо того, чтобы создавать электронное письмо с нуля, начните с шаблона и настройте его, чтобы он соответствовал вашему получателю. Вы сэкономите время и станете более эффективными в решении задач, связанных с электронной почтой.

Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; и Outlook для Microsoft 365.

Создать шаблон электронной почты (для новых сообщений) в Outlook

Чтобы сохранить сообщение в качестве шаблона в Outlook:

  1. Создайте новое электронное сообщение. Выбрать Главная >Новый E-mail, или нажмите Ctrl + N.
  2. Введите тему если вы хотите использовать его для своего шаблона сообщения. Вы можете сохранить шаблон электронной почты без темы по умолчанию в Outlook.
  3. Введите текст, изображения и другие элементы, которые должны появиться в шаблоне сообщения электронной почты. Удалите подписи, если вы настроили Outlook на автоматическое добавление подписи при создании нового сообщения.
  4. После настройки шаблона электронной почты выберите Отправьте >Сохранить как. В Outlook 2007 выберите Для офисаПуговичка >Сохранить как.
  5. Введите имя файла.
  6. Выберите Сохранить как стрелка раскрывающегося списка, затем выберите Шаблон Outlook (* .oft). В Outlook 2007 выберите Сохранить как стрелка раскрывающегося списка, затем выберите Шаблон Outlook.
  7. Выбрать скидка.
  8. Закройте исходное письмо.

Составьте электронное письмо с помощью шаблона в Outlook

Чтобы написать новое сообщение (ответы см. Ниже) с помощью шаблона сообщения в Outlook:

  1. Выберите Главная Вкладка, а затем выберите Новые предметы >Больше элементов >Выберите форму. В Outlook 2007 выберите Инструменты >Формы >Выберите форму.
  2. в Выберите форму в диалоговом окне выберите Заглянуть стрелка раскрывающегося списка, затем выберите Шаблоны пользователей в файловой системе.
  3. Выберите шаблон, который хотите использовать.
  4. Выбрать Депозит .

Создайте простой шаблон электронной почты для быстрых ответов в Outlook

Чтобы настроить шаблон для ответов в Outlook:

  1. Выберите Главная Tab.
  2. в Быстрые шаги группа, выберите Создать новый.
  3. в Имя текстовое поле введите описательное имя для шаблона ответа.
  4. Выберите Выберите действие стрелка раскрывающегося списка.
  5. в реагировать раздел, выберите Ответить. Чтобы настроить простой шаблон для новых сообщений, включающий получателя по умолчанию, выберите Новое сообщение.
  6. Выбрать Показать параметры.
  7. в Текст текстовое поле, введите сообщение для ответа. Включите подпись.
  8. Выберите Значение стрелка раскрывающегося списка и выберите Нормальный чтобы ваш ответ выходил с нормальной важностью независимо от уровня исходного сообщения.
  9. При желании выберите Отправлять автоматически с задержкой в ​​1 минуту. Сообщение автоматически попадает в папку «Исходящие» и остается в ней в течение 1 минуты. За это время вы можете удалить его или отредактировать.
  10. Чтобы добавить дальнейшие действия, выберите Добавить действие. Например, добавьте действие для перемещения исходного сообщения в папку архива или добавьте действие для его классификации по цвету, чтобы идентифицировать сообщения, на которые был получен шаблонный ответ.
  11. Чтобы добавить сочетание клавиш для действия, выберите Горячие клавиши стрелку раскрывающегося списка, а затем выберите ярлык.
  12. Выбрать скидка. В Outlook 2019 выберите Конец.

Быстрый ответ на электронное письмо с помощью шаблона быстрого ответа в Outlook

Чтобы отправить ответ с помощью заранее определенного шаблона Quick Step:

  1. Выберите сообщение, на которое вы хотите ответить. Либо откройте сообщение в области чтения, либо в отдельном окне.
  2. Если сообщение отображается в области чтения, выберите Главная таб. Если сообщение появляется в отдельном окне, выберите Сообщение Tab.
  3. в Быстрые шаги группы, выберите быстрый шаг шаблона ответа. Если вы определили сочетание клавиш для действия, нажмите соответствующие клавиши клавиатуры.
  4. Внесите необходимые изменения в электронное письмо, затем выберите Отправить.

Categories Wiki

Свежие записи

  • Как активировать GodMode в Windows 10, 8 и 7
  • Как отключить Защитник Windows
  • Как копировать компакт-диски с помощью проигрывателя Windows Media
  • Как открывать, редактировать и конвертировать файлы MDT
  • Как синхронизировать Wii Remote

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *